Organização de Arquivo Residencial

Como secretária executiva, uma das minhas atividades é a organização/manutenção do arquivo. É preciso ter alguns cuidados para guardar os documentos e principalmente, mantê-los organizados de forma que você os encontre rapidamente quando precisar.

Vamos falar de arquivo doméstico que é tão importante quanto o gerenciamento de documentos corporativos.

O 1º passo é separar os documentos por gênero:

Textuais – manuscritos, datilografados, digitados ou impressos

Audiovisuais – filmes, fotografias, microfilmes

Cartográficos – mapas, atlas, plantas

Iconográficos – gravuras

Cada gênero deve ser tratado com atenção respeitando suas características. Se você possui grande quantidade de audiovisuais, e esse acervo tem certa importância, atenção com a maneira e local de guardar esse material para não ter surpresa desagradável na hora de exibir o registro de um momento especial, pricipalmente se você mora num lugar com bastante umidade.

 A partir daí você pode usar o mapa mental e criar ramificações. Para exemplificar, vamos trabalhar com o gênero textual. Na prática, ficaria assim: Ramo principal é Residência. As pastas desse ramo são denominadas individualmente: Escritura ou contrato de aluguel; água; energia; telefone; IPTU; funcionários e uma pasta de despesas diversas, conforme descrição acima.

O melhor sistema de arquivo textual, de acordo com o meu uso é o de pasta suspensa.É pratico e de rápido acesso.  É possível encontrar com facilidade nas papelarias e é relativamente barato. As pastas são vendidas avulsas ou em kits com o suporte.  No meu caso, tenho até uma pastinha com os documentos da Honey (carteira de vacinação, receitas médicas e recibos das consultas ao veterinário)



Arquivo Dello



O 2º passo é verificar a guarda dos documentos de acordo com a Tabela de Temporalidade - instrumento básico de destinação documental e é de fundamental importância para a organização dos arquivos, pois é ela que determina o controle de vida útil dos documentos, ou seja, indica o tempo de guarda do material, definindo prazos de retenção dos mesmos. Sua elaboração é feita pelos profissionais dos arquivos, junto aos profissionais da instituição, que baseados na legislação em geral, nas normas internas da organização e, sobretudo, na própria finalidade dos documentos em questão, fixam critérios e justificativas para que possam também descartar certos papéis desnecessários.

Em nossa casa, devemos observar o tempo de guarda dos nossos documentos para evitar problemas futuros.

Documentos como extratos de banco impressos em caixa eletrônico ou comprovante de depósito devem ser copiados ou digitalizados, pois, a impressão desaparece com o passar do tempo.

Taxas e contas como água, luz, gás, telefone, Imposto de Renda, IPTU E IPVA devem ser guardados por cinco anos.

No arquivo corrente (o de uso diário) você deve manter os documentos atuais e, no arquivo Permanente (não existe arquivo morto), você deve guardar os documentos mais antigos, mantendo-os de acordo com a tabela de temporalidade. Nesse caso, utilize caixas próprias para guardar esses documentos e, informe os dados referentes ao conteúdo da caixa, bem como a data do descarte.

Super dica: Não guarde documentos com clip e grampos - eles enferrujam e danificam os papéis.

O 3º passo é o descarte. Passado o período de guarda obrigatória, descarte os documentos. Atenção nesse item também. Evite simplesmente atirar os documentos na lixeira. Prefira o uso de uma picotadora de papéis ou rasgue-os à mão. Nunca descarte documento inteiro.

Caixa Dello

Se você tem documentso com algum grau de sigilo, reserve um espaço próprio para guardá-los. Pode ser um cofre ou um armário que possa ser trancado.

Foto Bondver

A Organizar & Servir organiza seu arquivo com discrição e de acordo com as normas técnicas estabelecidas pelo CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos.